Требования к мероприятиям, включаемым в Перечень
1. Общие положения
1.1. Настоящий документ устанавливает требования к мероприятиям, результаты участия в которых подлежат включению в Энциклопедию творческих достижений (далее — ЭТД), а также условия включения таких мероприятий в Перечень мероприятий.
1.2. Требования распространяются на мероприятия, проводимые:
- некоммерческими организациями,
- государственными и муниципальными учреждениями,
- иными юридическими лицами, осуществляющими деятельность в сфере культуры, образования, творчества и молодежных инициатив.
1.3. Документ применяется совместно с:
- Порядком формирования и ведения ЭТД,
- Порядком включения мероприятий в Перечень мероприятий,
- Регламентом экспертизы и подтверждения результатов мероприятий.
1.4. Включение мероприятия в Перечень направлено на обеспечение:
- достоверности и подтверждаемости результатов участников,
- соблюдения единых критериев качества мероприятий,
- прозрачности организационных и конкурсных процедур.
2. Общие требования к организатору мероприятия
2.1. Организатор мероприятия должен быть юридическим лицом и обладать необходимой правоспособностью для проведения мероприятия.
2.2. Организатор обязан обеспечить:
- наличие учредительных документов и государственной регистрации,
- размещение актуальных контактных данных,
- доступность информации о мероприятии для участников и их законных представителей,
- соблюдение законодательства Российской Федерации, включая:
- законодательство о персональных данных,
- законодательство о проведении публичных мероприятий,
- нормы охраны жизни и здоровья несовершеннолетних.
2.3. Организатор несёт ответственность за:
- достоверность представляемых сведений,
- корректность проведения процедуры подведения итогов,
- сохранность и предоставление документов, подтверждающих результаты.
3. Требования к положению о мероприятии
3.1. Для включения в Перечень обязательным является наличие утверждённого положения (регламента) о мероприятии.
3.2. Положение должно содержать:
- сведения об организаторе и партнёрах мероприятия;
- цели и задачи проведения;
- категории и возрастные группы участников;
- требования к участникам и условия допуска;
- порядок проведения этапов мероприятия;
- номинации и формы представления творческих работ;
- критерии и шкалу оценки результатов;
- правила подведения итогов и определения победителей и призеров;
- состав жюри (экспертного совета) или порядок его формирования;
- порядок оформления и выдачи дипломов и сертификатов;
- сведения о финансовых условиях участия (при наличии взносов);
- порядок публикации итогов и хранения документов.
3.3. Наличие только общего описания без критериев оценки и процедур подведения итогов является основанием для отказа во включении мероприятия в Перечень.
4. Требования к формату и структуре мероприятия
4.1. Мероприятие должно иметь:
- конкурсный, фестивальный, проектный, творческий или презентационный формат,
- направленность на развитие творческого потенциала детей и молодежи.
4.2. Предпочтительно проведение мероприятия в несколько этапов.
4.3. Заключительный этап:
- проводится в очной или очно-дистанционной форме,
- включает экспертную оценку представленных работ или выступлений.
4.4. Для корректности результатов должны быть предусмотрены:
- разделение по возрастным группам,
- отдельные номинации и/или категории участия,
- исключение некорректного сравнения разновозрастных и разноподготовленных участников.
5. Требования к жюри и оценочным процедурам
5.1. В мероприятии должно быть предусмотрено профессиональное жюри или экспертный совет.
5.2. Организатор обязан обеспечить:
- открытость информации о членах жюри (ФИО, должность, профиль деятельности),
- независимость и объективность оценивания,
- отсутствие конфликта интересов.
5.3. Критерии оценки должны:
- быть сформулированы заранее,
- быть доступны участникам,
- соответствовать заявленным задачам мероприятия.
5.4. Решение жюри должен основываться на критериях и фиксироваться документально.
6. Требования к результатам и подтверждаемости
6.1. Организатор обязан обеспечить:
- оформление итогов мероприятия в виде протоколов, ведомостей или актов;
- присвоение участникам статусов (победитель, призер, лауреат, участник);
- выдача дипломов и сертификатов;
- хранение документов, подтверждающих результаты.
6.2. Приоритет имеют мероприятия, обеспечивающие:
- публикацию результатов на официальном сайте,
- наличие открытого архива итогов предыдущих лет,
- возможность проверки дипломов и статусов участников.
7. Требования к информационной открытости
7.1. Организатор мероприятия должен иметь:
- официальный сайт или страницу мероприятия,
- раздел с информацией:
- о положении,
- о порядке участия,
- о жюри,
- об итогах (для повторных мероприятий — архив).
7.2. Недопустимы мероприятия, где:
- отсутствует информация об организаторе,
- указано только название и форма оплаты,
- не публикуются результаты.
8. Требования к передаче сведений в ЭТД
8.1. Организатор, мероприятие которого включено в Перечень, обязуется:
- передавать сведения о победителях и призёрах,
- обеспечивать корректность персональных данных,
- направлять результаты в установленные сроки,
- сохранять исходные документы, подтверждающие результаты.
8.2. Представляемые сведения должны быть:
- достоверными,
- верифицируемыми,
- соответствующими данным итоговых документов.
9. Основания для отказа во включении мероприятия в Перечень
9.1. Основаниями для отказа являются:
- отсутствие утвержденного положения о мероприятии,
- отсутствие критериев оценки и разделения по возрасту,
- неподтверждённый статус организатора,
- отсутствие публичных итогов или архива результатов,
- формальный или гарантированный характер наград,
- выявление недостоверных сведений.
10. Заключение
10.1. Требования применяются ко всем заявкам на включение мероприятий в Перечень и являются едиными для всех типов организаций.
10.2. Организатор вправе направить мероприятие на повторное рассмотрение после устранения замечаний.
10.3. Требования действуют до утверждения новой редакции.