Порядок взаимодействия организаторов с платформой
1. Общие положения
1.1. Настоящий Порядок устанавливает правила и механизмы взаимодействия организаторов мероприятий с платформой и оператором Энциклопедии творческих достижений (далее — Платформа, ЭТД), включая направление заявок на включение мероприятий в Перечень, передачу результатов и информационное сопровождение.
1.2. Порядок распространяется на организаторов:
- некоммерческих организаций,
- государственных и муниципальных учреждений,
- иных юридических лиц, проводящих творческие и конкурсные мероприятия.
1.3. Порядок применяется совместно с:
- Требованиями к мероприятиям, включаемым в Перечень мероприятий,
- Порядком включения мероприятий в Перечень,
- Регламентом экспертизы мероприятий,
- Порядком формирования и ведения ЭТД.
1.4. Цели настоящего Порядка:
- обеспечение прозрачности взаимодействия с организаторами,
- унификация требований к документам и материалам,
- подтверждаемость и верифицируемость результатов участников.
2. Статус сторон и распределение ответственности
2.1. Организатор мероприятия:
- самостоятельно проводит мероприятие,
- несёт ответственность за организацию, безопасность участников и оформление итогов,
- подтверждает достоверность передаваемых сведений.
2.2. Платформа и оператор ЭТД:
- обеспечивают приём, проверку и обработку сведений,
- осуществляют методическое и техническое сопровождение взаимодействия,
- не вмешиваются в работу жюри и ход проведения мероприятия.
Вмешательство оператора в процедуру оценивания или принятие конкурсных решений не допускается.
3. Подключение организатора к Платформе
3.1. Для начала взаимодействия организатор проходит регистрацию на Платформе и подает заявку на подключение.
3.2. Организатор предоставляет:
- сведения о юридическом лице;
- контактные данные ответственного лица;
- учредительные и подтверждающие документы (по перечню оператора);
- согласие на обработку и передачу данных участников.
3.3. Подключение подтверждается решением оператора.
3.4. В случае выявления несоответствий оператор вправе:
- запросить дополнительные документы,
- приостановить доступ до устранения замечаний.
4. Направление мероприятия на включение в Перечень
4.1. Организатор подаёт заявку на включение мероприятия в Перечень через Платформу.
4.2. К заявке прикладываются:
- положение (регламент) мероприятия,
- сведения об организаторе,
- описание формата и этапов проведения,
- информация о жюри (или порядке его формирования),
- согласие на последующую передачу результатов в ЭТД.
4.3. Заявка рассматривается в соответствии с:
- Требованиями к мероприятиям,
- Регламентом экспертизы.
4.4. По итогам рассмотрения принимается одно из решений:
- включить мероприятие в Перечень,
- отказать во включении,
- направить на доработку.
5. Порядок информационного взаимодействия в период проведения мероприятия
5.1. Организатор обязан своевременно информировать Платформу о:
- датах этапов и финального тура,
- изменениях в формате или регламенте,
- смене контактного лица.
5.2. Организатор обеспечивает:
- доступ участников к действующей версии положения,
- публикацию итогов (в объёме, предусмотренном регламентом),
- корректное использование символики Платформы — при наличии согласования.
5.3. Платформа не принимает участия:
- в управлении мероприятием,
- в коммуникациях с жюри,
- в оперативных организационных решениях.
6. Передача результатов участников в ЭТД
6.1. Организатор мероприятия, включенного в Перечень, передает сведения о результатах через Платформу в установленные сроки.
6.2. Передаваемые данные должны включать:
- ФИО участника / название коллектива;
- возрастную категорию;
- номинацию / профиль участия;
- статус (победитель, призер, лауреат, участник финала и др.);
- реквизиты итоговых документов.
6.3. Организатор подтверждает:
- соответствие сведений итоговым протоколам,
- наличие оригиналов или электронных копий документов,
- правомерность передачи персональных данных.
6.4. Верификация результатов осуществляется оператором в рамках установленной процедуры.
7. Требования к достоверности и хранящимся материалам
7.1. Организатор обязан обеспечить хранение:
- протоколов итогов,
- ведомостей жюри,
- копий дипломов и сертификатов, в течение срока, установленного регламентом мероприятия, но не менее срока, предусмотренного оператором Платформы.
7.2. По обоснованному запросу организатор предоставляет копии документов для сверки.
7.3. В случае выявления расхождений оператор вправе:
- приостановить учёт результатов,
- запросить разъяснения,
- принять решение о снятии мероприятия с Перечня (при системных нарушениях).
8. Обратная связь и взаимодействие по вопросам доработок
8.1. Организатор вправе:
- запрашивать методические разъяснения,
- уточнять требования к формату данных,
- направлять уточнения и корректировки.
8.2. Оператор:
- оказывает информационную поддержку,
- помогает корректно оформить пакет данных,
- не оказывает консультаций по вопросам работы жюри и оценивания.
9. Основания для приостановления взаимодействия
9.1. Взаимодействие с организатором может быть временно приостановлено в случаях:
- неоднократной передачи недостоверных сведений,
- отсутствия документов, подтверждающих результаты,
- отказа от устранения выявленных нарушений.
9.2. Решение оформляется уведомлением с указанием причин и возможных мер восстановления взаимодействия.
10. Заключение
10.1. Настоящий Порядок обязателен для всех организаторов, взаимодействующих с Платформой.
10.2. Новая редакция Порядка применяется к заявкам и мероприятиям, направленным после даты её утверждения.
10.3. Действие ранее проведённых мероприятий пересмотру не подлежит, за исключением случаев выявления недостоверных сведений.