Порядок подачи заявок организаторами
1. Общие положения
1.1. Настоящий Порядок устанавливает правила и последовательность подачи заявок организаторами на включение мероприятий в Перечень мероприятий Энциклопедии творческих достижений (далее — Перечень, ЭТД), а также требования к составу и оформлению представляемых материалов.
1.2. Порядок распространяется на организаторов мероприятий — юридических лиц, включая:
- некоммерческие организации,
- государственные и муниципальные учреждения,
- иные организации, осуществляющие деятельность в сфере культуры, творчества и дополнительного образования.
1.3. Настоящий документ применяется совместно с:
- Требованиями к мероприятиям, включаемым в Перечень мероприятий,
- Регламентом экспертизы мероприятий,
- Порядком взаимодействия организаторов с Платформой,
- Порядком формирования и ведения ЭТД.
Целями Порядка являются:
- обеспечение единых требований к подаче заявок,
- повышение прозрачности и воспроизводимости процедур,
- подтверждаемость результатов участников мероприятий, включаемых в ЭТД.
2. Общие условия подачи заявки
2.1. Заявка на включение мероприятия в Перечень подается организатором через Платформу в электронной форме.
2.2. Право подачи заявки имеет юридическое лицо — организатор мероприятия или уполномоченная им организация (при наличии подтверждающих документов).
2.3. Подача заявки означает согласие организатора с:
- требованиями к мероприятиям, включаемым в Перечень,
- условиями передачи результатов участников для размещения в ЭТД,
- обязанностью обеспечить достоверность передаваемых сведений.
3. Сроки подачи заявок
3.1. Заявки на включение мероприятий в Перечень подаются до начала проведения мероприятия или его финального этапа.
3.2. Рекомендуемый срок подачи заявки — не позднее даты начала приёма заявок на участие в мероприятии.
3.3. Включение мероприятия по итогам уже завершенного мероприятия допускается только при наличии полного пакета документов и подтверждающих материалов и рассматривается в исключительных случаях.
4. Состав заявки
4.1. В заявку на включение мероприятия в Перечень включаются следующие материалы:
- сведения об организаторе мероприятия:
- наименование, организационно-правовая форма, ИНН/ОГРН;
- юридический и фактический адрес;
- контактное лицо и его должность;
- краткая информация о мероприятии:
- название;
- формат и направленность;
- предполагаемая аудитория;
- территория проведения;
- положение (регламент) мероприятия в действующей редакции;
- сведения:
- о возрастных категориях и номинациях,
- о структуре и этапах проведения мероприятия,
- о критериях и механизмах оценки;
- состав жюри или порядок его формирования;
- информация о публикации итогов и хранении документов;
- согласие организатора на:
- передачу итоговых сведений в ЭТД,
- верификацию результатов оператором.
4.2. Документы и сведения представляются в формате, установленном Платформой.
5. Регистрация и первичная проверка заявки
5.1. После подачи заявка:
- регистрируется в системе Платформы,
- проходит первичную проверку на комплектность и корректность.
5.2. По итогам первичной проверки возможно:
- принятие заявки к рассмотрению;
- запрос недостающих материалов;
- возврат заявки без рассмотрения — при отсутствии ключевых документов.
5.3. Организатор уведомляется о статусе заявки в электронном виде.
6. Рассмотрение заявки и принятие решения
6.1. Рассмотрение заявки осуществляется в соответствии с Регламентом экспертизы мероприятий.
6.2. В процессе рассмотрения оцениваются:
- соответствие мероприятия требованиям к включению в Перечень,
- прозрачность процедур подведения итогов,
- корректность категорий, номинаций и критериев оценки,
- подтверждаемость и верифицируемость результатов.
6.3. По итогам рассмотрения принимается одно из решений:
- включить мероприятие в Перечень;
- отказать во включении;
- направить на доработку.
6.4. В случае направления на доработку указываются замечания и перечень необходимых корректировок.
6.5. Повторная заявка подается после устранения замечаний.
7. Обязанности организатора мероприятия после включения в Перечень
7.1. Организатор мероприятия, включенного в Перечень, обязуется:
- проводить мероприятие в соответствии с утвержденным положением;
- информировать Платформу об изменениях регламента или формата;
- обеспечить документальное оформление итогов и их хранение;
- передавать результаты победителей и призеров в ЭТД в установленные сроки.
7.2. Передаваемые результаты должны быть:
- достоверными,
- соответствующими итоговым документам,
- оформленными в установленном формате.
8. Основания для отказа в принятии заявки
8.1. Основаниями для отказа во включении мероприятия в Перечень являются:
- отсутствие положения (регламента) или его формальный характер;
- отсутствие критериев оценки или возрастных категорий;
- неполный пакет документов;
- выявление недостоверных сведений;
- гарантированный характер наград или отсутствие конкурсной процедуры;
- отказ организатора от передачи результатов участников в ЭТД.
8.2. Решение об отказе может быть обжаловано путём направления повторной заявки с учетом замечаний.
9. Приостановление или аннулирование включения мероприятия в Перечень
9.1. Включение мероприятия в Перечень может быть приостановлено или аннулировано в случаях:
- обнаружения недостоверных данных,
- отказа от передачи итогов,
- нарушения обязательств, предусмотренных настоящим Порядком.
9.2. Решение оформляется уведомлением с указанием причин.
10. Заключение
10.1. Настоящий Порядок обязателен для всех организаторов, подающих заявки на включение мероприятий в Перечень.
10.2. Новая редакция Порядка применяется к заявкам, поданным после даты её утверждения.
10.3. Ранее рассмотренные заявки пересмотру не подлежат, за исключением случаев выявления недостоверных сведений.